Hallituksen toimintaperiaatteet ja -tavat
EtäKärppien hallituksen toimintaperiaatteina ovat vastuullisuus, demokraattisuus, läpinäkyvyys ja tehokkuus. Vastuullisesti toimiva hallitus hoitaa yhdistyksen hallinnon, talouden ja lailliset velvollisuudet moitteettomasti.
- Yhdistyksen ja sen hallituksen toimintaa sitovat yhdistyslaki ja muu lainsäädäntö, yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen kokousten päätökset.
- Yhdistyksen kokous on valtuuttanut hallituksen toimimaan yhdistyksen hyväksi ja hallitus on toiminnastaan vastuussa yhdistyksen jäsenistölle.
- Koska EtäKärpät on rekisteröity yhdistys, eivät hallituksen jäsenet ole henkilökohtaisesti vastuussa yhdistyksen varoista, mikäli toiminta on ollut laillista.
- Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on kuitenkin velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti aiheuttanut yhdistykselle.
- Hallitus ilmoittaa PRH:lle nimenkirjoittajien ja sääntöjen muutokset.
- Hallitus huolehtii, että toimintasuunnitelmassa olevat asiat pannaan toimeen.
- Hallitus huolehtii, että yhdistyksen talous pysyy tasapainossa ja käyttää talousarviota ohjenuoranaan.
- Hallitus vastaa siitä, että verotukseen ja ennakkoperintärekisteriin liittyvät asiat ovat kunnossa.
- Kaikista menoista tulee olla tositteet ja hallituksen päätös pöytäkirjaan kirjattuna.
Demokraattisessa toimintaympäristössä valmisteluvaihe erotetaan päätöksenteosta ja kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon.
- Päätökset tehdään vasta kokouksissa, kokoukset kutsutaan koolle riittävän ajoissa ja kaikkien on niistä tieto saatava.
- Pyritään valmistelemaan asiat ajoissa ennen kokousta.
- Hallituksen jäsenillä on oltava käytössään kaikki asiaan vaikuttava oleellinen tieto ajoissa ennen päätöksentekoa.
- Erilaiset näkökulmat, vastakommentit ja rakentava kritiikki ovat toivottavia ja niiden julkituomista rohkaistaan. Kaikkia on kuultava.
- Hallituksen jäsen voi halutessaan pyytää käsiteltävästä asiasta äänestystä ja äänestyksen tulos sekä eriävät mielipiteet kirjataan.
- Pyritään turvaamaan kaikkien hallituksen jäsenten yhtäläinen vaikutusmahdollisuus mm. kokousaika-, kokouspaikka-, matkakulu- tai teknisin ratkaisuin.
Läpinäkyvässä toimintaympäristössä jäsenille tiedotetaan kauden aikana hallituksen toiminnasta ja annetaan mahdollisuus vaikuttaa toimintaan.
- Yhdistyksen jäsenillä on halutessaan mahdollisuus seurata hallituksen kokouksia.
- Yhdistyksen jäsenet voivat lähettää ehdotuksia hallitukselle.
- Hallituksen kokouksista (järjestäytymiskokousta lukuun ottamatta) tiedotetaan ajoissa jäsenille tarkoitetulla foorumilla ja laitetaan ranskalaisilla viivoilla foorumin tiedotteeseen asiat mukaillen esityslistapohjaa.
- Hallitus pyrkii valitsemaan kokouksille paikan, johon myös jäsenten on helppo tulla.
- Hallitus julkaisee kokouksissa tehdyt päätökset foorumilla.
Tehokkaassa toimintaympäristössä vastuu toiminnasta jakautuu tasaisesti ja apuna käytetään kuhunkin tehtävään parhaiten soveltuvia hallinnollisia ja teknisiä työkaluja.
- Hallitus jakaa toimintaan liittyvät tehtävät vastuualueittain sovituille luottamushenkilöille.
- Luottamushenkilöt vastaavat tehtävien valmisteluista ja toteutuksesta, mutta eivät tee päätöksiä eivätkä toteuta tapahtumia yksin.
- Hallitus ja luottamushenkilöt voivat tarvittaessa koota työryhmiä, joissa keskitytään johonkin osa-alueeseen tarkemmin.
- Hallitus käyttää kokouksissaan pysyvää esityslistapohjaa, jotta kaikki toiminnan osa-alueet tulee käsiteltyä joka kokouksessa.
- Seuraavan kokouksen esityslista avataan heti edellisen kokouksen jälkeen. Hallituksen jäsenet kirjaavat sinne käsiteltäviksi haluamansa asiat viimeistään 3 päivää ennen kokousta.
- Seuraavan kokouksen aika päätetään edellisen kokouksen lopuksi. Puheenjohtaja vastaa kokousten välillä mahdollisista muutoksista.
- Hallituksen kokouspöytäkirjoihin kirjataan päätösten lisäksi muistiotyylisesti perusteluita, valmistelujen vaiheita ja toteutusraportteja.
- Pöytäkirjoihin laitetaan liitteiksi ainakin yhteistyökumppanien kanssa tehdyt sopimukset, yhdistyksen nimissä jätetyt hakemukset, hallituksen esitykset yleiskokouksille ja posti valikoidusti.
- Sihteeri tekee pöytäkirjat valmiiksi mahdollisimman pian kokouksen jälkeen ja jakaa ne googledocsissa hallituksen jäsenille esitarkastettaviksi.
- Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan virallisesti aina seuraavassa kokouksessa.
- Hallitus käyttää toiminnassaan hallituskansiota, johon on kerätty ohjeita toiminnan eri osa-alueilta ja pitää kansiossa olevat tiedot ajantasalla.
- Hallitus pitää yllä listoja mm. keskeneräisistä tehtävistä ja omaisuudesta hallitusfoorumilla.
- Hallitus tutustuu edellisvuosien yhdistyksen ja hallitusten kokousten pöytäkirjoihin liitteineen.
- Hallitus käyttää toiminnan valmisteluun ja raportointiin apunaan hallitusfoorumia ja muita tarkoitukseen soveltuvia teknisiä välineitä.