Luottamushenkilöiden toimenkuvat ja tehtävät.
Puheenjohtaja
- Vastaa hallituksen ja yhdistyksen toiminnasta.
- Johtaa hallituksen kokouksia.
- Kutsuu hallituksen kokoukset koolle viimeistään viikkoa aiemmin.
- Huolehtii siitä, että hallitus toimii sovittujen periaatteiden ja toimintatapojen mukaisesti.
- Vastaa yhdistyksen kokousten järjestelyistä.
- Avaa hallitusfoorumille kutakin kokousta varten ketjun.
- Kutsuu jäsenet seuraavaan hallituksen kokoukseen ajan ja paikan varmistuttua.
- Jakaa tehtävät ja seuraa niiden etenemistä.
- Huolehtii siitä, että kaikki toimii; ei tee, vaan delegoi.
- Vastaa oman kautensa toimintakertomuksen tekemisestä.
Varapuheenjohtaja
- Toimii puheenjohtajana tämän ollessa estynyt.
Sihteeri
- Vastaa yhdistyksen hallintoon liittyvän tiedon keräämisestä ja julkaisemisesta.
- Laatii esityslistat kokouksia varten google driveen.
- Tekee hallituksen pöytäkirjat viikon sisällä kokouksesta googledriveen esitarkistukseen.
- Tuo esitarkistetut pöytäkirjat liitteineen seuraavaan hallituksen kokoukseen allekirjoitettaviksi.
- Julkaisee pöytäkirjat soveltuvin osin jäsenistölle lopullisen tarkastuksen jälkeen.
- Huolehtii todo -listan päivityksestä hallitusfoorumilla.
- Huolehtii yhdistyksen kokousten järjestelyistä.
- Päivittää seuraavaan esityslistaan edellisestä kokouksesta tarvittavat asiat.
- Vastaa toimintasuunnitelman tekemisestä.
Taloudenhoitaja
- Vastaa yhdistyksen taloudesta.
- Hoitaa maksuliikenteen pankkitililtä ja käteiskassasta.
- Maksaa ottelutapahtumien ja muun toiminnan kulut laskuja tai kuitteja vastaan.
- Kerää tositteet maksuliikenteestä ja toimittaa ne kirjanpitäjälle
- Vastaa että yhdistyksen käytännöt noudattavat Suomen verolakeja
- Tekee kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen ajoissa ehdotuksen talousarvioksi
- Huolehtii tilinpäätöksen valmistumisen syyskokoukseen
- Huolehtii, että talousarvion ohjaamissa puitteissa pysytään
- Laskuttaa toimijoita tarpeen mukaan
Mediavastaava / tiedottaja
- Vastaa yhdistyksen sisäisestä tiedottamisesta (nettisivut, foorumi, Facebook ja Twitter)
- Vastaa Facebook-sivujen ylläpidosta ja moderoinnista
- Vastaa jäsentapahtumista tiedottamisesta.
- Vastaa junnutapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle.
Sponsorivastaava(t)
- Vastaa sponsoreiden hankinnasta ja muista sponsoreihin liittyvistä asioista.
- Kartoittaa uusia sponsorimahdollisuuksia aktiivisesti ja vastaa uusiin sponsoriehdotuksiin.
- Neuvottelee sponsoreiden kanssa (tämän vuoden) yhteistyösopimukset ja tuo ne hallituksen hyväksyttäväksi.
- Pitää kauden aikana yhteyttä sponsoreihin. Huolehtii sponsorien sopimuksen mukaisesta näkyvyydestä.
- Vastaa sponsorien kanssa sovittujen muiden asioiden toteuttamisesta.
- Raportoi hallitukselle sovitulla tavalla sponsoreihin liittyvistä asioista.
- Vastaa kauden lopulla kiitoskirjeiden lähettämisestä sponsoreille ja muille yhdistyksen yhteistyötahoille.
Tapahtumavastaava(t)
- Vastaa tapahtumien järjestämisestä Huom! delegointi pakollista.
- Vastaa tapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle (apuna sisäinen tiedotus)
- Varaa kauden alla liput runkosarjan otteluihin ja kirjaa varaukset (määrä ja yhteystiedot) googledocsiin.
- Playoff -vaiheessa liput varaa tapahtuman järjestäjä.
- Pyytää tarjoukset linja-autoyhtiöiltä ennen kauden alkua.
- Avaa hallitusosioon kullekin ottelulle oman puun tarvittaessa.
- Jakaa tapahtumien järjestämisvuorot aktiivien kesken.
- Ohjeistaa tapahtumien järjestäjät ja huolehtii, että he tekevät sovitut asiat (ajoissa.)
- Vastaa tapahtumien järjestäjien ja matkanjohtajien ohjeiden tekemisestä/päivittämisestä.
- Pitää hallituksen ajan tasalla tapahtumien valmisteluista.
- Toimittaa hallitukselle syys- ja kevätkaudelle suunnitelman ja budjetin kauden tapahtumista päätöksentekoa varten.
- Toimittaa hallitukselle tapahtumaa seuraavaan kokoukseen tapahtumavastaavan tekemän raportin tapahtuman kulusta.
- Vastaa tapahtumien maksuliikenteestä (ohjeet taloudenhoitajalta.)
Turvallisuusvastaava
- Vastaa turvallisuuteen ja kurinpitoon liittyvistä asioista.
- Toimii yhteistyössä tapahtumavastaavien kanssa.
- Pitää tarvittaessa yhteyttä SM-liigan turvallisuuspäällikköön.
- Kokoaa/päivittää listan eri hallien turvallisuuspäälliköiden yhteystiedoista.
- Soittaa ajoissa ennen peliä hallin turvallisuuspäällikölle ja sopii turvallisuuteen liittyvät asiat.
- Tekee ohjeet tapahtumien turvallisuudesta vastaaville.
- Huolehtii, että jokaisessa tapahtumassa on järjestäjän lisäksi turvallisuusvastaava (matkanjohtaja voi olla myös turvallisuusvastaava.)
- Kerää tapahtumien turvallisuusvastaavilta raportit turvallisuuden onnistumisesta ja kurinpitoon liittyneistä ongelmista.
- Hoitaa tarvittaessa tapahtumien jälkeen turvallisuuteen liittyvien asioiden jälkiselvittelyt.
- Toimittaa hallitukselle kurinpitoon liittyvät selonteot tarpeen mukaan.
ICT-vastaava
- Vastaa kaikkien teknisten apuvälineiden toiminnasta.
- Vastaa verkkosivujen toiminnasta.
- Vastaa @etakarpat.net sähköpostiosoitteista.
- Vastaa foorumin tekniikasta (admin).
- Vastaa www-sivujen ulkonäöstä.
- Vastaa ilmoittautumistietokannan toiminnasta.
- Laatii/päivittää tarvittavat ohjeistukset yllämainittujen välineiden käyttäjille.
- Toimii myös Foorumin päämoderaattorina
- Vastaa foorumin moderoinnista.
- Laatii foorumin moderointia koskevat säännöt hallituksen hyväksyttäväksi.
- Hankkii muut moderaattorit (esittelee hallituksen hyväksyttäväksi.)
- Valvoo moderointia.
Katsomokulttuurivastaava(t)
- Toimii jäsenistön linkkinä hallitukseen katsomokulttuuriin liittyvissä asioissa.
- Seuraa aktiivisesti EtäKärppien katsomokulttuurin kehitystä.
- Pyrkii aktivoimaan jäsenistöä katsomokulttuurin kehittämiseksi.
- Pyrkii luomaan otollista toimintaympäristöä jäsenistön aktivoimiseksi katsomokulttuurin saralla.
- Kerää jäsenistön ideat ja auttaa niiden toteuttamisessa.
- Kerää ja ideoi ehdotuksia katsomorekvisiitan hankkimiseksi ja tuo ehdotukset tarvittaessa hallituksen käsittelyyn.
Varastovastaava(t)
- Vastaa yhdistyksen omaisuuden hoidosta.
- Inventoi ja ylläpitää listaa yhdistyksen omaisuudesta.
- Pitää yllä seurantalistaa yhdistyksen omaisuuden sijainnista.
- Vastaa yhdistyksen omaisuuden mahdollisesta eteenpäin myymisestä.
- Ylläpitää listaa tavaran toimittajista/yhteistyötahoista ja neuvottelee toimitussopimukset heidän kanssaan.
- Tuo neuvottelemansa sopimusehdotukset hallituksen hyväksyttäväksi.
Jäsenrekisterin ylläpitäjä
- Vastaa jäsenrekisteristä.
- Huolehtii jäsenlistan ajantasaisuudesta.
- Huolehtii jäsenkorttien ja -kirjeiden lähettämisestä.
- Toimittaa hallitukselle jäsenmaksut maksamatta jättäneiden listan jäsenmaksujen karhuamista ja vuosittaista erottamista varten.
- Päivittää rekisteriselostetta tarvittaessa.
Graafikko
- Vastaa yhdistyksen graafisesta ilmeestä, johon kuuluu mm. logo/logot, käynti- ja jäsenkortit, kirjepohjat ja kiitoskortit
- Kangasmerkkien, T-paitojen yms. tuotteiden graafinen suunnittelu.
Aluevastaava(t)
- Vastaa EtäKärppien paikallisten (pääkaupunkiseudun ulkopuolisten) alajaostojen toiminnan koordinoinnista.
- Vastaa alueellisten jaostojen yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivittämisestä.
- Opastaa ja ohjeistaa alueiden yhteyshenkilöitä.
- Toimittaa yhteyshenkilöille kuukauden välein jäsentiedot alueittain.
- On alueellisten aktiivien ja hallituksen välinen yhteyshenkilö.
- Toimittaa pyydettäessä hallituksen kokouksiin jäsenmäärät alueittain.